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Von EasyHours | 10. April 2025
Ein Leitfaden zur Auswahl des optimalen Zeiterfassungssystems, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht
Tags: Zeiterfassungssystem, Arbeitszeiterfassung, Digitalisierung, KMU
Die Wahl des richtigen Zeiterfassungssystems für Ihr Unternehmen kann entscheidend für Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht sein. Angesichts der vielen Optionen auf dem Markt kann es jedoch schwierig sein, sich zurechtzufinden und genau die Lösung zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess der Auswahl des optimalen Zeiterfassungssystems. Wir betrachten die wichtigsten Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten, typische Fallstricke, die Sie vermeiden sollten, und wie Sie das Gleichgewicht zwischen Einfachheit und Funktionalität finden. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das zum ersten Mal mit der Zeiterfassung beginnt, oder eine größere Organisation, die ihr aktuelles System aufrüsten möchte, hier erhalten Sie konkrete Ratschläge, um die richtige Wahl zu treffen.
Von Anfang an das richtige Zeiterfassungssystem zu wählen, ist aus mehreren Gründen entscheidend. Erstens ist die Arbeitszeiterfassung nicht mehr optional, sondern Pflicht: Seit dem 1. Juli 2024 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen. Das richtige System hilft Ihrem Unternehmen, die Arbeitszeiterfassungspflicht ohne unnötigen Aufwand einzuhalten, da es eine zuverlässige Erfassung und Speicherung von Daten gewährleistet.
Zweitens geht es um langfristige Effizienz. Wenn Sie jetzt in ein gutes System investieren, vermeiden Sie, dass Sie später wechseln müssen – ein Prozess, der zeitaufwendig und teuer sein kann. Ein gut funktionierendes System bietet Ihnen schnell einen Überblick über die Stunden, erleichtert die Lohnabrechnung und schafft Zeit für wichtigere Aufgaben.
Schließlich ist die Benutzerfreundlichkeit ein riesiger Faktor: Wenn du ein System wählst, das deine Mitarbeitenden einfach bedienen können (idealerweise eine einfache Zeiterfassung per App oder Web), erhöhst du die Chance, dass alle ihre Zeiten korrekt erfassen. Das sorgt für bessere Daten und weniger Frustration. Kurz gesagt: Die richtige Wahl von Anfang an gibt dir ein gutes Gefühl, weil du sowohl compliant bist als auch eine Lösung hast, die im Alltag funktioniert.
Tipp: Wenn Sie ganz neu in der digitalen Zeiterfassung sind, können Sie unseren Leitfaden mit 5 Schritten zum Einstieg in die Zeiterfassung lesen, um einen Implementierungsplan zu erhalten. Hier erhalten Sie Hilfe, um gut mit Ihrem neuen System zu starten.
Wenn Ihr Unternehmen ein neues Zeiterfassungssystem auswählen muss, gibt es eine Reihe wichtiger Kriterien zu berücksichtigen. Hier gehen wir sieben zentrale Punkte durch, die Ihnen helfen können, die richtige Wahl zu treffen:
Benutzerfreundlichkeit: Das System muss für alle Mitarbeiter leicht zu bedienen sein – unabhängig vom technischen Niveau. Eine intuitive Lösung mit einem einfachen Design stellt sicher, dass die Arbeitszeiterfassung ein einfacher Teil des Alltags wird und keine Zeitverschwendung ist. Überlegen Sie, ob das System auf Deutsch verfügbar ist, ob die Menüs übersichtlich sind und ob es leicht zu erlernen ist. Je benutzerfreundlicher, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass alle es tatsächlich jeden Tag korrekt nutzen.
Preis: Berücksichtigen Sie sowohl den Anschaffungspreis als auch die laufenden Kosten. Für ein KMU kann das Budget begrenzt sein, daher ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die Ihren Bedürfnissen entspricht, ohne das Budget zu sprengen. Denken Sie daran, dass die billigste Lösung nicht immer die beste ist – wenn ein günstiges System wichtige Funktionen vermisst oder schwer zu bedienen ist, kann es letztendlich mehr kosten in Form von Zeitverschwendung und Frustration. Vergleichen Sie die Preise verschiedener Lösungen und achten Sie darauf, ob der Preis pro Benutzer, pro Monat oder eventuell als Einmallizenz angegeben ist.
Mobiler Zugang: Heute findet viel Arbeit unterwegs oder außerhalb des Büros statt. Achte darauf, ein System mit einer App zur Zeiterfassung oder einer mobilfreundlichen Website zu wählen, damit Mitarbeitende ihre Zeit vom Smartphone oder Tablet aus erfassen können. Mobiler Zugang macht es den Angestellten leicht, sich „ein- und auszustempeln“, egal ob sie im Büro, zu Hause oder beim Kunden sind. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Zeit in Echtzeit und korrekt erfasst wird, anstatt dass man sich später daran erinnern muss.
Datenlagerung und Sicherheit: Ein Zeiterfassungssystem muss Ihre Daten sicher speichern. Laut der Arbeitszeiterfassungspflicht müssen Informationen über Arbeitszeiten mehrere Jahre lang aufbewahrt werden, daher sollte das System in der Lage sein, eine langfristige Datenlagerung zu bewältigen. Untersuchen Sie, wo die Daten gespeichert werden – in der Cloud auf einem sicheren Server? – und ob der Anbieter die DSGVO und andere Sicherheitsstandards einhält. Sie möchten ein zuverlässiges System, das keine Daten verliert und die persönlichen Daten der Mitarbeiter schützt.
Berichterstattung: Gute Berichtsmöglichkeiten sind ein Muss. Sie sollten in der Lage sein, Berichte über Arbeitszeiten für einen bestimmten Zeitraum einfach zu erstellen, sowohl um die Einhaltung (z. B. Einhaltung der 48-Stunden-Regel) zu überprüfen als auch um die Daten für Gehaltsabrechnungen, Rechnungsstellung oder Produktivitätsanalysen zu verwenden. Wählen Sie ein System, mit dem Sie mit wenigen Klicks übersichtliche Berichte über die Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage usw. der Mitarbeiter erstellen können. Ein Bonus ist, wenn Sie die Berichte anpassen oder die Daten bei Bedarf in Excel/PDF exportieren können.
Support und Hilfe: Technologie sollte funktionieren, aber es ist wichtig, Hilfe zur Hand zu haben, wenn Fragen oder Probleme auftreten. Prüfen Sie, welche Unterstützung angeboten wird: Gibt es deutschen Support? Telefonsupport, Chat oder E-Mail? Wie schnell antworten sie? Besonders am Anfang kann es notwendig sein, etwas zusätzliche Hilfe bei der Einrichtung oder Nutzung des Systems zu erhalten. Ein Anbieter mit gutem Kundenservice kann den Unterschied ausmachen, ob die Implementierung zu einer positiven Erfahrung wird. Lesen Sie eventuell Bewertungen von anderen Kunden über die Supporterfahrung.
Integration mit anderen Systemen: Zeiterfassung funktioniert selten isoliert. Es kann Ihnen viel manuelle Arbeit ersparen, wenn das System mit Ihren anderen Systemen integriert werden kann – zum Beispiel Lohnsystem, Finanzsystem oder Projektmanagement-Tools. Mit einer guten Integration können erfasste Stunden automatisch zur Lohnabrechnung oder Rechnungsstellung übertragen werden, sodass Sie doppelte Eingaben vermeiden. Überlegen Sie, welche Programme Sie bereits im Unternehmen verwenden, und prüfen Sie, ob das Zeiterfassungssystem mit ihnen kommunizieren kann. Das sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsablauf und weniger Fehler.
Wenn Unternehmen zum ersten Mal ein Zeiterfassungssystem auswählen, treten einige typische Fehler auf. Hier sind einige Fallstricke und Ratschläge, um sie zu vermeiden:
Zu einseitiger Fokus auf den Preis: Natürlich muss das Budget stimmen, aber achten Sie darauf, nicht nur die billigste Lösung zu wählen. Ein typischer Fehler ist es, ein kostenloses oder sehr günstiges System zu wählen, das sich als umständlich in der Nutzung erweist oder wesentliche Funktionen vermissen lässt. Die Lösung besteht darin, das Gesamtbild zu berücksichtigen – seien Sie bereit, für Qualität zu zahlen, wenn es auf lange Sicht Zeit und Ärger spart.
Die Wahl eines zu komplexen Systems: Einige Unternehmen entscheiden sich für ein zu fortschrittliches System, weil sie denken "je mehr Funktionen, desto besser". Aber wenn das System zu umfangreich ist, kann es für die Benutzer einschüchternd oder unübersichtlich wirken. Das Ergebnis ist, dass die Mitarbeiter möglicherweise alle ausgefallenen Funktionen nicht nutzen – oder noch schlimmer, das System ganz meiden. Vermeiden Sie diesen Fehler, indem Sie die Komplexität des Systems an Ihre tatsächlichen Bedürfnisse anpassen. Oft ist eine einfachere Lösung die beste für kleinere Unternehmen (mehr dazu unten).
Die Mitarbeiter nicht einbeziehen: Es ist ein großer Fehler, die Entscheidung in einem geschlossenen Büro ohne Input von denen zu treffen, die das System täglich nutzen sollen. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihnen ein neues System "aufgezwungen" wird, kann Widerstand entstehen. Dies vermeiden Sie, indem Sie die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einbeziehen – z.B. indem Sie während einer kostenlosen Testphase Feedback zur Benutzerfreundlichkeit einholen. Auf diese Weise erhalten Sie deren Zustimmung, und sie fühlen sich mit der Lösung verbunden.
Keine Testphase oder Prüfung: Die Katze im Sack zu kaufen ist riskant. Ein typischer Fehler ist es, ein System einzuführen, ohne es vorher richtig getestet zu haben. Glücklicherweise bieten die meisten Anbieter eine kostenlose Probe oder Demo an. Nutzen Sie diese! Lassen Sie ein paar Mitarbeiter das System in der Praxis eine Woche oder zwei ausprobieren. So entdecken Sie eventuelle Herausforderungen, bevor Sie sich zu sehr binden. Die Testphase bietet auch die Möglichkeit, die Einrichtung anzupassen, Anleitungen zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben, bevor Sie endgültig investieren.
Die Zukunft vergessen: Vielleicht haben Sie jetzt nur wenige Mitarbeiter, aber was ist in ein paar Jahren? Ein Fehler ist es, eine Lösung zu wählen, die nicht skalierbar oder an die Entwicklung des Unternehmens anpassbar ist. Berücksichtigen Sie daher auch zukünftige Bedürfnisse: Kann das System damit umgehen, wenn Sie die Anzahl der Mitarbeiter verdoppeln? Können neue Funktionen hinzugekauft werden, wenn die Bedürfnisse wachsen? Indem Sie vorausdenken, stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrem Unternehmen Schritt halten kann und Sie vermeiden, es in kurzer Zeit wieder wechseln zu müssen.
Indem Sie auf diese Punkte achten, können Sie die schlimmsten Fallstricke umgehen. Es geht darum, realistisch zu sein, sich Zeit zu nehmen, um den Markt zu untersuchen, und diejenigen einzubeziehen, die die Lösung nutzen werden. So sind Sie von Anfang an besser aufgestellt bei der Wahl der Zeiterfassung.
Der Markt bietet alles von ganz einfachen Apps bis hin zu sehr fortschrittlichen Zeiterfassungssystemen. Aber welcher Typ passt am besten zu einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen?
Oftmals ziehen kleine Unternehmen den größten Nutzen aus einfachen Systemen. Eine einfache Lösung konzentriert sich auf das Wesentliche – die einfache Zeiterfassung der Arbeitszeit – ohne viele zusätzliche (und potenziell verwirrende) Funktionen. Das bedeutet in der Regel niedrigere Kosten, schnellere Implementierung und eine benutzerfreundlichere Erfahrung. Die Mitarbeiter können das System schnell kennenlernen, und Sie können schnell mit der korrekten Zeiterfassung beginnen.
Die komplexeren Lösungen richten sich oft an große Unternehmen mit komplexen Bedürfnissen: Sie können alles von Projektmanagement, Schichtplanung, HR-Modulen, Integration in viele verschiedene Systeme usw. umfassen. Es kann verlockend sein, sich für eine "Rolls Royce"-Lösung zu entscheiden, aber für ein kleines Unternehmen kann es sich anfühlen, als würde man mit Kanonen auf Spatzen schießen. Sie riskieren, für Funktionen zu zahlen, die Sie nie nutzen werden, und das System kann schwieriger zu warten sein.
Deshalb: Sei ehrlich über euren Bedarf. Wenn ihr hauptsächlich die Kommen-/Gehen-Zeiten im Blick behalten und sicherstellen wollt, dass niemand zu viel arbeitet, reicht eine einfache Zeiterfassungslösung wahrscheinlich aus. Ihr könnt später jederzeit upgraden, falls der Bedarf entsteht. Fangt einfach an – das Wichtigste ist, dass ihr mit der Arbeitszeiterfassung startet, die Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllt und die Vorteile nutzt, die digitale Zeiterfassung im Alltag bietet.
(Lesen Sie eventuell unseren Artikel über die Vorteile einer digitalen Lösung, um zu sehen, was Sie konkret davon haben, Papier und Excel aufzugeben.)
Die Wahl des richtigen Zeiterfassungssystems erfordert etwas Vorarbeit, aber es zahlt sich schnell in Form von einfacherer Verwaltung, zufriedeneren Mitarbeitern und sicherer Einhaltung der Arbeitszeiterfassungspflicht aus. Denken Sie langfristig und finden Sie eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen sowohl heute als auch morgen passt. Wenn Sie Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Preis, mobilen Zugang, Datenspeicherung, Berichterstattung, Support und Integration berücksichtigt haben – sowie die typischen Fallstricke vermieden haben – sind Sie gut gerüstet, um die richtige Entscheidung zu treffen.
Und was nun? Wenn Sie nach einem einfachen und effektiven Zeiterfassungssystem suchen, ist EasyHours eine naheliegende Wahl. EasyHours erfüllt alle genannten Kriterien auf benutzerfreundliche Weise und wurde mit Blick auf die Bedürfnisse von KMUs entwickelt. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase bei EasyHours.de noch heute und erleben Sie, wie einfach es sein kann, die Arbeitszeit im Blick zu behalten – so sind Sie schnell startklar und vollständig compliant ohne Mühe. Wir stehen bereit, um Ihnen einen guten Start zu ermöglichen!