Kostenlose Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung
Stundenzettel für Monat, Woche, 14 Tage und das ganze Jahr, dazu eine Stechkarte und ein Projekt-Stundenzettel. Sie tragen Beginn und Ende ein, Stunden, Überstunden, Lohn und Stundensaldo rechnen sich von selbst. Die meisten Vorlagen gibt es zusätzlich als druckfertiges PDF, und keine verlangt eine Anmeldung.
Monatlicher Stundenzettel
Jahr und Monat wählen, und Datum und Wochentage füllen sich aus, Wochenenden sind grau hinterlegt. Tragen Sie Arbeitszeiten ein oder markieren Sie Urlaub, Krankheit und Feiertage: Der Stundenzettel vergleicht Ist mit Soll und überträgt den Saldo in den Folgemonat.
- Datum und Wochentage automatisch
- Saldo wird in den Folgemonat übertragen
- PDF mit allen Monaten 2026
Geeignet für · Monatliche Arbeitszeitnachweise, Überstundenkonto und unterschriebene Stundenzettel
Mit EasyHours · Das Überstundenkonto aktualisiert sich bei jedem Einstempeln, Urlaub und Krankheitstage kommen direkt aus genehmigten Anträgen.
Wöchentlicher Stundenzettel
Eine Person, eine Woche: Sie tragen den ersten Tag ein, die Daten füllen sich aus. Aus Beginn, Ende und Pause berechnet die Vorlage Stunden, Überstunden und Lohn, auch bei Schichten über Mitternacht.
- Überstunden pro Woche oder pro Tag
- Lohn für reguläre Stunden und Überstunden
- Druckfertiges PDF
Geeignet für · Wöchentliche Abrechnung, Aushilfen, Minijobs und Stundenlohn
Mit EasyHours · Mitarbeitende stempeln per Smartphone ein, Stunden, Pausen und Überstunden summieren sich von selbst. Kein Hinterherlaufen am Freitag.
Arbeitszeiterfassung Jahresübersicht
Eine Arbeitsmappe mit zwölf verknüpften Monatsblättern und einer Jahresübersicht. Der Stundensaldo läuft von Monat zu Monat weiter, und genommene Urlaubstage werden vom Urlaubsanspruch abgezogen, sodass eine Datei das ganze Jahr einer Person abdeckt.
- 12 Monatsblätter und Jahresübersicht
- Laufender Stundensaldo
- Urlaubsanspruch und Resturlaub
Geeignet für · Arbeitszeitkonto, Überstunden und Urlaub einer Person über das ganze Jahr
Mit EasyHours · Salden und Urlaubstage werden für alle Mitarbeitenden automatisch ins nächste Jahr übertragen, Jahr für Jahr.
Stechkarte
Die klassische Stechkarte: Kommen und Gehen für bis zu zwei Blöcke am Tag, damit Mittagspausen und geteilte Schichten leicht zu erfassen sind. Tages- und Wochensummen werden berechnet, und das PDF druckt zwei Karten pro Seite.
- Zweimal Kommen und Gehen pro Tag
- Wochensumme und Überstunden
- PDF mit zwei Karten pro Seite
Geeignet für · Stundenlohn, geteilte Schichten und Stechkarten auf Papier
Mit EasyHours · Mitarbeitende stempeln per Fingertipp am Smartphone oder am gemeinsamen Tablet ein und aus, Mittagspausen inklusive.
Projekt-Stundenzettel
Erfassen Sie Zeiten nach Projekt und Kunde, markieren Sie jeden Eintrag als abrechenbar oder nicht und sehen Sie Stunden, Betrag und Restbudget pro Projekt. Mit einem Zeitraum summieren Sie genau einen Abrechnungsmonat.
- Projektliste mit Stundensätzen und Budgets
- Abrechenbare Stunden und Beträge
- Summen für jeden Zeitraum
Geeignet für · Kundenaufträge, Projektkalkulation und Rechnungsgrundlagen
Mit EasyHours · Beim Einstempeln wählen Mitarbeitende das Projekt, so sind die Stunden pro Auftrag und Kunde bereit für die Rechnung.
14-Tage-Stundenzettel
Zwei Wochen auf einer Seite, mit Zwischensumme für jede Woche. Überstunden werden pro Woche gezählt, damit eine 45- und eine 35-Stunden-Woche nicht als 80 reguläre Stunden durchgehen.
- Zwischensummen für Woche 1 und 2
- Überstunden pro Woche
- Lohnsumme für den Zeitraum
Geeignet für · Zweiwöchentliche Abgabe, Prüfung und Lohnvorbereitung
Mit EasyHours · Führungskräfte geben die Stunden in einer Prüfliste frei und exportieren sie zum Ende jeder Periode für die Lohnabrechnung.
Industrieminuten-Tabelle: Minuten in Dezimalstunden
Lohnabrechnung und Rechnungen arbeiten meist mit Dezimalstunden, nicht mit Minuten. Die Vorlagen zeigen Summen in Dezimalstunden und darunter in Stunden und Minuten. Wenn Sie Zeiten von Hand übertragen, hilft diese Tabelle.
So rechnen Sie Minuten in Dezimalstunden um
Teilen Sie die Minuten durch 60. 45 Minuten sind 45 / 60 = 0,75 Stunden, aus 7 Stunden 45 Minuten werden also 7,75 Stunden. Industrieminuten sind dasselbe in Hundertstel: Eine Stunde hat 100 Industrieminuten, 45 Minuten sind 75 Industrieminuten.
Umgekehrt multiplizieren Sie die Nachkommastellen mit 60: 0,25 Stunden sind 15 Minuten. Runden Sie auf zwei Nachkommastellen und immer nach derselben Regel, denn kleine Rundungen pro Tag summieren sich über den Monat.
- 5 Minuten = 0,08 Stunden (8 Industrieminuten)
- 10 Minuten = 0,17 Stunden (17 Industrieminuten)
- 15 Minuten = 0,25 Stunden (25 Industrieminuten)
- 20 Minuten = 0,33 Stunden (33 Industrieminuten)
- 25 Minuten = 0,42 Stunden (42 Industrieminuten)
- 30 Minuten = 0,50 Stunden (50 Industrieminuten)
- 35 Minuten = 0,58 Stunden (58 Industrieminuten)
- 40 Minuten = 0,67 Stunden (67 Industrieminuten)
- 45 Minuten = 0,75 Stunden (75 Industrieminuten)
- 50 Minuten = 0,83 Stunden (83 Industrieminuten)
- 55 Minuten = 0,92 Stunden (92 Industrieminuten)
- 60 Minuten = 1,00 Stunden (100 Industrieminuten)
Häufige Fragen zu Arbeitszeiterfassung in Excel
Wie trage ich Zeiten und Pausen ein?+
Tragen Sie Uhrzeiten so ein, wie Sie sie schreiben würden, etwa 7:00 oder 15:30, und die Pause in Minuten. Schichten, die nach Mitternacht enden, werden automatisch richtig berechnet. Summen stehen als Dezimalstunden für die Lohnabrechnung da, darunter zusätzlich in Stunden und Minuten.
Wie werden Überstunden berechnet?+
Der wöchentliche und der 14-Tage-Stundenzettel sowie die Stechkarte zählen Stunden über der eingestellten Wochengrenze (standardmäßig 40 Stunden) als Überstunden; zusätzlich können Sie eine Tagesgrenze festlegen. Der monatliche Stundenzettel und die Jahresübersicht vergleichen die geleisteten Stunden mit Ihren Sollstunden je Wochentag und übertragen den Saldo. Ab wann Überstunden anfallen und wie sie ausgeglichen werden, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung, prüfen Sie die Einstellungen also, bevor Sie die Summen für die Lohnabrechnung nutzen.
Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel in Deutschland erlaubt?+
Excel kann je nach Betrieb ein Einstieg sein. Entscheidend ist, dass Arbeitszeiten vollständig, nachvollziehbar und prüfbar erfasst werden. Die rechtliche Bewertung hängt vom konkreten Fall ab; diese Vorlage ist keine Rechtsberatung.
Funktionieren die Vorlagen in Google Sheets?+
Ja. Die Dateien nutzen Standardformeln, die in Excel, Google Sheets und LibreOffice Calc funktionieren. Laden Sie die Datei in Google Drive hoch, öffnen Sie sie mit Google Sheets und prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig ein, zwei Summen.
Kann ich die Vorlagen für mehrere Mitarbeitende nutzen?+
Ja, für kleine Teams können Sie pro Person und Zeitraum eine eigene Datei führen. Bei vielen Mitarbeitenden werden Versionen, Freigaben, Korrekturen und Ablage aber schnell unübersichtlich.
Wenn Excel zu viel Handarbeit wird, wechseln Sie zu EasyHours
EasyHours verbindet Stempeln per App, Web oder Kiosk mit Prüfung, Korrekturen, Freigaben und Exporten. Starten Sie mit Excel, wenn es reicht, und wechseln Sie zu einem zentralen Workflow, wenn der Aufwand wächst.