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Von EasyHours | 5. April 2025
Ein praktischer Leitfaden zu den neuen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung für deutsche Unternehmen
Tags: Arbeitszeiterfassung, gesetzliche Anforderungen, KMU, Zeiterfassung
Am 1. Juli 2024 trat ein neues Gesetz in Kraft, das die Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter in Deutschland vorschreibt. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen kann es überwältigend erscheinen, plötzlich die Arbeitszeit täglich erfassen zu müssen. Was beinhalten die neuen Anforderungen an die Zeiterfassung, und wie fängt man an?
Keine Sorge – in diesem Blogbeitrag beantworten wir die häufigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung in einer klaren und beruhigenden Sprache ohne juristischen oder technischen Jargon.
Wir behandeln Themen wie: Wer muss Zeit erfassen? Wie soll die Arbeitszeit erfasst werden? Was ist mit Homeoffice? Was ist ein Selbstorganisierer? Wie sollen Daten gespeichert werden? und Welche Systeme können verwendet werden? Am Ende erhalten Sie auch einen Tipp für eine einfache Lösung, die sicherstellt, dass Ihr Unternehmen alle Arbeitszeitvorschriften problemlos einhält.
Kurz gesagt: Alle Arbeitgeber und Mitarbeiter unterliegen der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist und ob die Mitarbeiter Vollzeit, Teilzeit, in einem flexiblen Job oder auf Stundenbasis arbeiten, ihre Arbeitszeit muss täglich erfasst werden. Selbst ein Mitarbeiter, der nur ein paar Stunden pro Woche arbeitet, muss seine Stunden erfassen.
Es gibt nur wenige mögliche Ausnahmen. Führungskräfte (z. B. ein Geschäftsführer, der rechtlich nicht als "Arbeitnehmer" gilt) können von der Anforderung ausgenommen sein. Außerdem gibt es das Konzept der "Selbstgestalter" – Mitarbeiter in besonderen Positionen mit einem hohen Maß an Autonomie. Diese können von der Erfassung ausgenommen werden, aber es erfordert eine spezifische Vereinbarung (siehe mehr über Selbstgestalter weiter unten). Für die meisten Unternehmen wird dies jedoch nicht relevant sein, daher sollten Sie davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen müssen.
Das neue Gesetz verlangt, dass Sie die gesamte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters für jeden Tag erfassen. Das bedeutet die Anzahl der Stunden, die die einzelne Person an einem bestimmten Tag gearbeitet hat. Sie müssen nicht genau notieren, wann die Arbeit am Tag ausgeführt wurde (Anfangs- und Endzeitpunkt sind nicht erforderlich) – nur wie viele Stunden insgesamt an diesem Tag gearbeitet wurden. Wenn ein Mitarbeiter z. B. 7 Stunden im Büro arbeitet und später 1 Stunde zu Hause am Abend, sollte der Tag als insgesamt 8 Stunden erfasst werden.
Wer führt die Erfassung durch und wie oft? Am gebräuchlichsten ist es, dass der Mitarbeiter seine Stunden selbst erfasst, z. B. über ein Zeiterfassungssystem oder ein Stundenzettel. Das Gesetz sagt nichts darüber aus, wie oft dies geschehen muss – es kann täglich, wöchentlich oder nach Abschluss jeder Aufgabe erfolgen, je nachdem, was in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist. Wichtig ist, dass die Erfassungen zuverlässig sind. Es wird empfohlen, die Zeit kontinuierlich (möglichst täglich oder zeitnah) zu erfassen, solange sie noch frisch im Gedächtnis ist, um Fehler zu vermeiden. Als Arbeitgeber kann es eine gute Idee sein, einige einfache interne Richtlinien zu erstellen, wie und wann Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen sollen, damit alle es korrekt und konsequent tun.
Was soll als Arbeitszeit erfasst werden? Es ist nur die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen. Pausen, die selbst bezahlt werden (also wenn der Mitarbeiter keinen Lohn erhält und nicht für Arbeit zur Verfügung steht), sollen nicht mitgezählt werden. Im Gegenzug müssen alle Arbeitsstunden erfasst werden – auch wenn es sich eventuell um Überstunden ohne zusätzlichen Lohn oder um Arbeit zu ungewöhnlichen Zeiten handelt. Die Art des Lohns oder der Bezahlung ist für die Erfassung unerheblich – entscheidend ist, ob die Zeit für Arbeit genutzt wird.
Gilt die Anforderung auch für Heimarbeit? Ja – Heimarbeit muss genauso erfasst werden wie Arbeit am Arbeitsplatz. Wenn ein Mitarbeiter einen Tag im Homeoffice arbeitet oder abends ein paar Stunden zusätzlich zu Hause arbeitet, müssen diese Stunden zur gesamten Arbeitszeit des betreffenden Tages hinzugefügt werden. Das neue Gesetz unterscheidet nicht danach, wo die Arbeit ausgeführt wird; wichtig ist, dass alle Arbeitsstunden des Tages in der Erfassung enthalten sind.
Es ist zu beachten, dass die Regeln zur Ruhezeit bei gelegentlicher Heimarbeit etwas flexibel sind. Normalerweise besagt die 11-Stunden-Regel, dass ein Mitarbeiter innerhalb von 24 Stunden 11 zusammenhängende Stunden Ruhe haben muss. Wenn ein Mitarbeiter freiwillig abends ein wenig zu Hause arbeitet (über die normale Arbeitszeit hinaus), zählen diese Stunden natürlich als Arbeit, werden jedoch nicht als Verstoß gegen die Ruhezeitregeln betrachtet – vorausgesetzt, es handelt sich um gelegentliche und vom Mitarbeiter selbst organisierte Arbeit. Mit anderen Worten, Sie müssen sich keine Sorgen machen, gegen das Ruhezeitgesetz zu verstoßen, wenn ein Mitarbeiter gelegentlich entscheidet, später von zu Hause aus zu arbeiten. Ist Heimarbeit hingegen ein fester oder wesentlicher Bestandteil des Jobs, gelten die üblichen Ruhezeitregeln wie gewohnt. Unabhängig davon muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Außendienst oder zu Hause stattfindet.
"Selbstgestalter" ist ein Begriff aus den Arbeitszeitregelungen, der bestimmte Mitarbeiter in Positionen mit einem sehr hohen Maß an Freiheit abdeckt, ihre Arbeit selbst zu gestalten. Ein Mitarbeiter wird als Selbstgestalter angesehen, wenn er entweder vollständig selbst bestimmen kann, wann die Arbeit ausgeführt wird, oder wenn die Arbeitszeit aufgrund der Art der Arbeit überhaupt nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann. Typischerweise handelt es sich um sehr wenige Personen, z.B. einige Führungskräfte oder Spezialisten, die keine feste Routine oder Arbeitszeit haben und praktisch selbst über ihre Zeit verfügen.
Damit ein Mitarbeiter tatsächlich als Selbstgestalter ausgenommen werden kann, muss dies vereinbart und explizit im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Wenn eine Person als Selbstgestalter klassifiziert ist, bedeutet dies, dass sie von der Anforderung zur Zeiterfassung ausgenommen werden kann (und sie sind in der Regel auch von bestimmten Teilen der Ruhezeitregelungen und der 48-Stunden-Grenze ausgenommen). Wichtig: Selbstgestalter sind die Ausnahme, die die Regel bestätigt. Die meisten Mitarbeiter sind keine Selbstgestalter. Mit anderen Worten, Sie sollten diese Ausnahme nur in ganz besonderen Fällen nutzen. Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Position als selbstgestaltend angesehen werden kann, muss eine konkrete Bewertung vorgenommen werden – und wie erwähnt, erfordert dies eine schriftliche Vereinbarung. Für die meisten Unternehmen müssen alle Mitarbeiter die Arbeitszeit ganz normal erfassen.
Wie lange und wie sollen wir die Aufzeichnungen aufbewahren? Sie müssen die Dokumentation der erfassten Arbeitszeit mindestens 5 Jahre lang aufbewahren. Diese Anforderung bedeutet, dass die täglichen Stundenzettel oder Daten in Ihrem System auch viele Jahre später abrufbar sein müssen. Außerdem muss der Mitarbeiter Zugang zu seinen eigenen erfassten Daten haben. Sowohl aktuelle als auch ehemalige Mitarbeiter haben das Recht, Informationen darüber zu erhalten, wie viel sie in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet haben, selbst bis zu fünf Jahre zurück.
Für die praktische Handhabung bedeutet dies, dass Ihre Zeiterfassungsdaten sicher und strukturiert aufbewahrt werden müssen. Verwenden Sie ein System oder eine Methode, bei der Daten nicht heimlich geändert oder verloren gehen können. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie einem Mitarbeiter alle seine Aufzeichnungen der letzten 5 Jahre vorlegen oder zeigen können, wenn er darum bittet. Wenn es sehr umständlich ist, Daten aus dem System zu extrahieren, kann dies ein Problem sein – der Zugang des Mitarbeiters zu den Informationen muss in der Praxis "zugänglich" sein.
Denken Sie außerdem daran, die Aufzeichnungen vertraulich zu behandeln, da sie sensible persönliche Informationen über die Arbeitszeit und möglicherweise Abwesenheiten der Mitarbeiter enthalten können. Beachten Sie die allgemeinen Richtlinien für personenbezogene Daten/GDPR, z.B. stellen Sie sicher, dass nur relevante Personen Zugang zu den Daten haben und löschen Sie die Informationen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Grundsätzlich gilt: Haben Sie eine Lösung, die alle Arbeitszeiterfassungen automatisch für mindestens fünf Jahre speichert und es ermöglicht, diese bei Bedarf pro Mitarbeiter wiederzufinden.
Müssen wir in ein teures digitales System investieren? Nicht unbedingt – das Gesetz gibt Ihnen die Freiheit, ein Zeiterfassungssystem zu wählen, solange es die Anforderungen erfüllt, "objektiv, zuverlässig und zugänglich" zu sein. Das bedeutet, dass das System die gesamte tägliche Arbeitszeit genau messen muss (objektiv), die Daten vertrauenswürdig sein müssen (zuverlässig) und sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter Zugang zu den Informationen haben müssen (zugänglich).
In der Praxis kann die Zeiterfassung auf viele Arten erfolgen. Es kann ganz einfach sein, z.B. ein Blatt Papier oder eine Tabelle, in der der Mitarbeiter seine Stunden notiert. Es kann auch eine elektronische Stechuhr, ein Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung oder eine spezielle Zeiterfassungs-App sein. Es gibt keine Anforderung, dass es digital sein muss – ein physisches Notizbuch oder eine E-Mail mit den Stunden des Tages kann im Prinzip ausreichen. Aber in der Realität ist eine digitale Lösung oft von großem Vorteil. Digitale Systeme können automatisch sicherstellen, dass Daten sicher für 5+ Jahre gespeichert werden, sie können Fehler und Betrug verhindern (z.B. durch Sperren früherer Einträge), und sie erleichtern es, den Mitarbeitern Einblick in ihre eigenen Stunden zu geben.
Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass das System zu Ihrem Alltag passt. Haben Sie wenige Mitarbeiter und einen einfachen Betrieb, können Sie vielleicht mit einem einfachen Schema auskommen. Haben Sie viele Mitarbeiter oder wechselnde Arbeitszeiten, kann ein digitales Zeiterfassungssystem Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen. Erwägen Sie auch die Integration mit dem Lohnsystem oder Dienstplänen, wenn dies relevant ist – einige Systeme können die Arbeitszeit automatisch anhand von z.B. Logins oder Zugangskarten erfassen, aber das ist keine Voraussetzung.
Tipp: Das Wichtigste ist, dass Ihre Lösung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sie können mehr über die Vor- und Nachteile verschiedener Methoden in unserem Artikel über die Vorteile der digitalen Zeiterfassung lesen. Wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen, können Sie auch der Anleitung mit den 5 Schritten zur Einführung der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen folgen.
Die Einführung der Arbeitszeiterfassung muss nicht schwierig sein. EasyHours.de ist ein gutes Beispiel für eine Lösung, die es einfach macht, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit EasyHours können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell erfassen (auch über das Handy), und das System sorgt automatisch dafür, dass alle Daten sicher für 5 Jahre gespeichert werden. Gleichzeitig haben sowohl die Leitung als auch die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die notwendigen Informationen. EasyHours ist speziell darauf ausgelegt, einfach, zuverlässig und vollständig gesetzeskonform zu sein, sodass Sie sich auf Ihr Geschäft statt auf die Verwaltung konzentrieren können.
Möchten Sie es in Ihrem Unternehmen ausprobieren? Besuchen Sie EasyHours.de, um mehr zu erfahren und starten Sie mit einer kostenlosen Testphase. Lassen Sie sich von EasyHours helfen, die Arbeitszeiterfassung einfach, effizient und konform zu gestalten – so sind Sie den neuen Anforderungen ohne unnötige Mehrarbeit einen Schritt voraus. ✅