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Von EasyHours | 5. April 2025
Ein Leitfaden zu den Konsequenzen fehlender Arbeitszeiterfassung
Tags: Arbeitszeiterfassung, Arbeitszeiterfassungspflicht, EU-Vorschriften, Arbeitszeit, Ruhezeit, Zeiterfassung, Pflicht zur Zeiterfassung
Wie wirkt es sich auf Ihr Unternehmen aus, wenn Sie die Arbeitszeiterfassungspflicht verzögern oder übersehen? In diesem Blogbeitrag betrachten wir die Konsequenzen – rechtliche, wirtschaftliche und praktische – fehlender Arbeitszeiterfassung. Seit dem 1. Juli 2024 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen, und Verstöße gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht können von Geldstrafen bis hin zu Schadensersatzansprüchen führen. Wir erklären alles in einer ruhigen und informativen Sprache ohne Panikmache, geben Beispiele für mögliche Szenarien und zeigen Ihnen eine sichere Lösung, die das Risiko beseitigt und Zeit spart.
Am 1. Juli 2024 ist in Deutschland die neue Arbeitszeiterfassungspflicht in Kraft getreten. Das bedeutet, dass alle Arbeitgeber ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeitenden haben müssen. Ziel der Pflicht ist es, die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften wie z. B. tägliche Ruhezeiten und die 48-Stunden-Wochenarbeitszeitgrenze sicherzustellen sowie Transparenz über die Arbeitszeit zu schaffen. Die Pflicht gilt für nahezu alle Beschäftigten – nur wenige leitende Angestellte mit Selbstorganisation können ausgenommen werden, und dies muss dann ausdrücklich im Vertrag stehen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bedeutet das, dass eine Form der Zeiterfassung eingeführt werden muss, sofern noch nicht vorhanden. Lesen Sie mehr über die spezifischen Arbeitszeiterfassungspflicht.
Die Behörden (z. B. die Arbeitsschutzbehörde) überwachen die Einhaltung der Vorschriften. Das Fehlen einer Zeiterfassung an sich hat in der Pflicht keine maßgeschneiderte Geldstrafe, aber es setzt das Unternehmen in eine verletzliche Position: Ohne Erfassung haben Sie keinen Nachweis dafür, dass Sie die Vorschriften einhalten. In der Praxis kann dies dazu führen, dass man unbeabsichtigt gegen die Arbeitszeitvorschriften verstößt – oder dass man seine Unschuld nicht beweisen kann, wenn dies behauptet wird. Im Folgenden gehen wir auf die verschiedenen Konsequenzen ein, die sich aus der Ignorierung oder Verzögerung der Anforderung zur Zeiterfassung ergeben.
Wenn Sie die Arbeitszeiterfassungspflicht nicht einhalten, kann dies rechtliche Konsequenzen haben. Bereits jetzt konzentriert sich die Arbeitsschutzbehörde auf die neue Anforderung, und ein Arbeitgeber, der die Arbeitszeiten der Mitarbeiter nicht dokumentieren kann, riskiert Sanktionen. Zunächst können die Behörden Warnungen oder Anordnungen erteilen – z. B. eine Anordnung, ein System innerhalb einer Frist einzuführen. Wird dies ignoriert oder werden direkte Verstöße gegen die Arbeitszeitvorschriften (wie die Ruhezeitvorschriften oder die 48-Stunden-Grenze) festgestellt, kann die Arbeitsschutzbehörde Geldstrafen verhängen. Im schlimmsten Fall können sie sogar verlangen, dass das Unternehmen den Betrieb vorübergehend einstellt, bis die Probleme gelöst sind.
Laut Arbeitsschutzvorschriften kann ein Verstoß gegen die Ruhezeit- und Arbeitszeitvorschriften mit einer Geldstrafe und in extremen Fällen mit Gefängnis (bis zu 2 Jahren) für schwerwiegendere, vorsätzliche Verstöße geahndet werden. Es sei betont, dass Gefängnisstrafen äußerst selten sind und nur bei sehr schweren Fällen relevant sind – aber es zeigt, dass die Behörden das Thema ernst nehmen. Geldstrafen sind ein näherliegendes Risiko: Sie können je nach Umfang des Verstoßes und der Größe des Unternehmens variieren. In Fällen von Verstößen gegen die Ruhezeitvorschriften arbeitet die Arbeitsschutzbehörde mit Standardgeldstrafen, wobei der Grundbetrag typischerweise etwa 20.000–45.000 DKK pro Verstoß beträgt. Wenn mehrere Mitarbeiter betroffen sind oder erschwerende Umstände vorliegen, kann das Bußgeldniveau weiter eskalieren – potenziell in sehr hohe Beträge. In besonders schweren Fällen mit vielen wiederholten Verstößen könnten die Gesamtsummen der Geldstrafen theoretisch Millionen von Kronen erreichen, obwohl die meisten KMU hoffentlich nie in die Nähe dieses Niveaus kommen.
Eine weitere rechtliche Konsequenz ist die Haftung gegenüber den Mitarbeitern. Die Arbeitsumwelt- und Arbeitszeitvorschriften geben den Mitarbeitern das Recht auf Entschädigung, wenn die Vorschriften verletzt werden. Wenn ein Mitarbeiter nachweisen kann (oder einfach behauptet), dass er über die gesetzliche Grenze hinaus gearbeitet hat, und Sie dies aufgrund fehlender Aufzeichnungen nicht widerlegen können, kann das Gericht dem Mitarbeiter eine Entschädigung zusprechen. Typischerweise liegen solche Entschädigungen in der Größenordnung von 25.000–50.000 DKK pro Mitarbeiter, je nach Schwere des Verstoßes. Ein Beispiel: In einem konkreten Fall zur 48-Stunden-Regel musste ein Arbeitgeber 25.000 DKK an einen Mitarbeiter zahlen, der über einen Zeitraum von 4 Monaten zu viele Stunden gearbeitet hatte. Als Arbeitgeber ist man verpflichtet, dafür zu sorgen, dass jeder Mitarbeiter diese Grenzen nicht überschreitet, und wenn dies geschieht, haftet der Arbeitgeber. Ohne ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem kann es unmöglich sein, die Einhaltung der Vorschriften zu dokumentieren – und dann steht man rechtlich gesehen sehr schwach da.
Wenn die Pflicht nicht eingehalten wird, wirkt sich das auch auf das Endergebnis aus. Wirtschaftliche Konsequenzen bei fehlender Zeiterfassung hängen eng mit den rechtlichen zusammen: Bußgelder von Behörden und Entschädigungen/Schadenersatz an Mitarbeiter müssen vom Unternehmen bezahlt werden und können eine kostspielige Angelegenheit werden. Selbst kleinere Bußgelder (z.B. 20-50.000 DKK) können für ein kleines Unternehmen spürbar sein, und wenn mehrere Mitarbeiter betroffen sind, können die Beträge aus dem Ruder laufen. Neben der eigentlichen Geldstrafe kommen potenzielle Prozesskosten hinzu – Zeit und Geld, die für die Bearbeitung von Anordnungen, Gerichtsverfahren oder Verhandlungen mit Gewerkschaften aufgewendet werden. Ressourcen, die besser im Geschäft eingesetzt werden könnten, werden stattdessen in Brandbekämpfung gebunden.
Fehlende Arbeitszeiterfassung kann auch indirekt zu wirtschaftlichen Verlusten führen. Wenn Sie die Stunden nicht im Griff haben, riskieren Sie Fehler bei der Lohnabrechnung – z.B. dass zu wenig Überstunden ausgezahlt werden (was zu Nachforderungen führen kann) oder dass Sie zu viel zahlen, weil niemand den Überblick hat. Beides ist auf lange Sicht teuer. Darüber hinaus kann das Fehlen eines guten Systems es schwieriger machen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zeit der Mitarbeiter effektiv zu nutzen. Ohne Daten zur Arbeitszeit verliert das Management eine wichtige Grundlage für die optimale Planung der Ressourcen, was die Produktivität beeinträchtigen kann.
Schließlich sollte man die weichen wirtschaftlichen Konsequenzen wie den Verlust des Rufs nicht unterschätzen. Wenn ein Unternehmen wiederholt gegen Arbeitszeitvorschriften verstößt oder dafür bekannt ist, sich nicht um das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter zu kümmern, kann dies der Marke schaden und es schwieriger machen, sowohl Kunden als auch Talente anzuziehen. In Branchen mit hoher Gewerkschaftsabdeckung kann das Fehlen von Aufzeichnungen auch zu mehr Streitigkeiten mit den Gewerkschaften führen, was oft in teuren Vergleichen oder Gerichtsverfahren endet. Alles in allem kann sich eine "Sparübung" durch das Aufschieben der Zeiterfassung als sehr teuer erweisen, wenn man alle Folgekosten berücksichtigt.
Neben dem langen Arm des Gesetzes und der Wirtschaft gibt es eine Reihe praktischer Konsequenzen, wenn die Zeiterfassung nicht implementiert wird. Zunächst einmal steht man ohne Dokumentation der Arbeitszeiten der Mitarbeiter da. Das mag abstrakt klingen, aber denken Sie an Situationen, in denen Dokumentation entscheidend ist: zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt wird. In einem Arbeitsunfallverfahren kann es wichtig sein, nachweisen zu können, wann und wie lange die betreffende Person gearbeitet hat, sowohl im Hinblick auf Versicherungen als auch um festzustellen, ob die Arbeitsschutzvorschriften (wie Ruhezeiten) vor dem Unfall eingehalten wurden. Ohne Aufzeichnungen sind Sie schlecht aufgestellt, um zu beweisen, dass Sie den Mitarbeiter nicht über angemessene Grenzen hinaus belastet haben. Unzureichende Dokumentation kann somit den Ausgang des Verfahrens für das Unternehmen verschlechtern oder die Bearbeitung verzögern.
Ein weiteres praktisches Problem ist, dass Sie ohne ein System interne Unstimmigkeiten und Unsicherheiten riskieren. Mitarbeiter können unsicher sein, wie sie ihre Zeit erfassen sollen – oder ob sie überhaupt den richtigen Lohn für Überstunden erhalten. Dies kann Frustration und Misstrauen erzeugen, wenn es keine klaren Richtlinien gibt. Kleine Missverständnisse über Arbeitszeiten können ohne einen gemeinsamen Bezugspunkt groß werden. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter der Meinung sein, mehr gearbeitet zu haben als vereinbart, während die Geschäftsleitung möglicherweise nicht darüber informiert ist – ohne Aufzeichnungen endet eine solche Situation leicht in einem Konflikt oder Unzufriedenheit, die hätte vermieden werden können.
Darüber hinaus kann das Fehlen einer Zeiterfassung im Alltag betriebliche Herausforderungen mit sich bringen. Die Planung von Personal, Urlaub, Überstunden usw. wird ohne ein einheitliches System komplizierter. Sie verschwenden Zeit mit manuellen Aufgaben, da Sie keine automatische Möglichkeit zur Datenerfassung haben. Es kann verlockend sein, mit dem "wie wir es immer gemacht haben" fortzufahren und zu denken, dass es schon gut geht – aber oft endet man damit, mehr Zeit mit der Bearbeitung von Stundenzetteln, Excel-Tabellen oder Nachbearbeitungen zu verbringen, als es dauern würde, ein intelligentes System in Betrieb zu nehmen. Mit anderen Worten: Ohne ein Zeiterfassungssystem riskieren Sie sowohl Unordnung als auch Zeitverschwendung in der Verwaltung, was ein praktisches Hindernis für einen effektiven Arbeitstag darstellt.
Schauen wir uns einige konkrete Szenarien an, die die Konsequenzen der Nichteinhaltung der Arbeitszeitvorschriften und der Pflicht zur Erfassung veranschaulichen:
Bußgeld und Anordnung von Behörden: Stellen Sie sich vor, die Arbeitsaufsichtsbehörde kommt zu Besuch. Sie haben kein System, und es wird entdeckt, dass mehrere Mitarbeiter arbeiten, ohne dass ihre Zeit erfasst wird. Die Behörde kann beispielsweise anordnen, sofort eine Zeiterfassung einzuführen, und gleichzeitig ein Bußgeld für die Verletzung der Arbeitszeitvorschriften verhängen. Die Höhe des Bußgeldes hängt von den Umständen ab, aber selbst ein kleiner Erstverstoß kann beispielsweise 20-30.000 DKK kosten. Wenn Sie schnell reagieren, kommen Sie vielleicht nur mit einer Anordnung und Beratung davon – aber es ist dennoch eine stressige und störende Erfahrung, die leicht hätte vermieden werden können.
Schadensersatzanspruch eines Mitarbeiters (48-Stunden-Regel): Ein Mitarbeiter war beschäftigt und behauptet nach einigen Monaten, dass er oft mehr als 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt gearbeitet hat. Da bei Ihnen keine systematische Erfassung erfolgt, können Sie keine genauen Stundenzettel vorlegen. Der Mitarbeiter wendet sich an seine Gewerkschaft, die hilft, einen Anspruch auf Entschädigung für die Verletzung der 48-Stunden-Regel geltend zu machen. In einem solchen Streitfall wird das Gericht in der Regel dem Wort des Mitarbeiters Glauben schenken, wenn dem Unternehmen die Dokumentation fehlt. Es kann enden, dass Sie dem Mitarbeiter 25.000 DKK als Entschädigung für den Zeitraum zahlen müssen, den Sie nicht dokumentieren können. Gleichzeitig erhalten Sie die Anweisung, ein System einzurichten, damit sich dies nicht wiederholt. Unabhängig davon sind 25.000 DKK ein erheblicher Betrag – und das Geld hätte wahrscheinlich ein Zeiterfassungssystem mehrfach finanzieren können.
Schlechter Fall bei Arbeitsunfall: An einem unglücklichen Tag ereignet sich ein Arbeitsunfall in Ihrer Werkstatt, bei dem ein Mitarbeiter am späten Nachmittag schwer verletzt wird. Die Arbeitsschutzbehörde und die Versicherungsgesellschaft untersuchen den Fall. Sie fordern eine Dokumentation der Arbeitszeit des Verletzten bis zum Unfall, unter anderem um zu überprüfen, ob die 11-Stunden-Regel zur Ruhezeit am Vortag eingehalten wurde. Da Sie keine Arbeitszeiterfassung geführt haben, können Sie keine Dokumentation vorlegen. Später stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter am Vortag bis spät in die Abendschicht gearbeitet und früh wieder angefangen hatte – möglicherweise im Widerspruch zu den Ruhezeitvorschriften. Das Fehlen von Daten macht es schwierig, dies zu widerlegen, und es kann zu einer verschärften Beurteilung Ihrer Verantwortung führen. Im schlimmsten Fall kann die Versicherungsgesellschaft die Entschädigung kürzen oder die Arbeitsschutzbehörde eine zusätzliche Geldstrafe für den Verstoß gegen die Ruhezeitvorschriften verhängen, zusätzlich zu der ohnehin schon traurigen Situation. Hätten Sie eine ordnungsgemäße Erfassung gehabt, hätten Sie entweder den Verstoß verhindern – oder dokumentieren können, dass Sie die Vorschriften tatsächlich eingehalten haben.
Administratives Chaos und Zeitverschwendung: In einem geschäftigen kleinen Unternehmen ohne Zeiterfassung versuchen Sie, die Arbeitszeit durch Vertrauen und selbstgemachte Lösungen im Griff zu behalten. Im Laufe der Zeit haben verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Vereinbarungen: Einige senden Stunden per E-Mail, andere schreiben sie auf Papier. Als ein erfahrener Mitarbeiter in den Urlaub geht, stellen Sie fest, dass niemand die zusätzlichen Stunden, die sie vor dem Urlaub geleistet hat, erfasst hat. Sie müssen einen ganzen Tag damit verbringen, ihren Zeitplan zu rekonstruieren, indem Sie in alten Kalendern und Projektnotizen wühlen. Gleichzeitig ist ein anderer Mitarbeiter unzufrieden, weil er glaubt, dass er im letzten Monat nicht korrekt für Überstunden bezahlt wurde. All dies führt zu Stress und zusätzlicher Arbeit für das Management. Es ist ein Beispiel dafür, wie das Fehlen eines Systems hier und jetzt Zeit spart, aber später Zeit und Kopfschmerzen kostet. Ein digitales System hätte einen gemeinsamen Überblick gegeben und diese Unsicherheiten beseitigt.
Diese Szenarien zeigen, dass die Konsequenzen sowohl rechtlich, wirtschaftlich als auch praktisch sein können. Glücklicherweise gibt es viel, was man tun kann, um solche Situationen zu vermeiden. Der Schlüssel ist, mit der Arbeitszeiterfassung auf intelligente Weise zu beginnen – und das am besten, bevor es brennt.
Das Positive ist, dass die Lösung für die oben genannten Herausforderungen einfach ist: Etablieren Sie eine zuverlässige Zeiterfassung und eine klare Richtlinie dazu. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie das angehen sollen, gibt es Hilfe. Hier sind einige Ressourcen und Tipps, um gut zu starten:
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Regeln: Beginnen Sie damit, sich über die wichtigsten Anforderungen der Arbeitszeiterfassungspflicht zu informieren. Wir haben die häufigsten Fragen und Antworten in unserem FAQ zur Arbeitszeiterfassung zusammengestellt – hier finden Sie Informationen darüber, wer betroffen ist, was erfasst werden muss und wie Sie Daten aufbewahren usw. Sehen Sie sich auch unseren Leitfaden zur Arbeitszeiterfassungspflicht für einen vollständigen Überblick an. Je besser Sie die Regeln verstehen, desto sicherer können Sie sich darin bewegen.
Leitfaden für einen guten Start: Es muss nicht schwierig sein, die Zeiterfassung einzuführen. Lesen Sie unseren Leitfaden So starten Sie mit der Zeiterfassung, der Schritt für Schritt erklärt, wie Sie ein System in Ihrem Unternehmen implementieren. Der Leitfaden deckt alles ab, von der Auswahl der Lösung, der Einbeziehung der Mitarbeiter bis hin zur Erstellung einer einfachen Zeiterfassungsrichtlinie für das Unternehmen. Mit einem Plan in der Hand vermeiden Sie Überraschungen.
Wählen Sie das richtige System: Es gibt viele Möglichkeiten, Zeit zu erfassen – von einfachen Tabellenkalkulationen bis hin zu fortschrittlichen digitalen Systemen. Die Wahl hängt von Ihren Bedürfnissen ab. In dem Blogbeitrag So wählen Sie das richtige Zeiterfassungssystem gehen wir auf die Vor- und Nachteile verschiedener Lösungen ein. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten mit dem Lohnsystem, mobile App für die Mitarbeiter usw. Ein gutes System sollte es allen erleichtern, die Zeit kontinuierlich zu erfassen, damit es im Alltag keine Belastung darstellt.
Mitarbeiter einbeziehen: Denken Sie daran, Ihre Mitarbeiter zu informieren und zu schulen, wenn Sie die Zeiterfassung einführen. Machen Sie deutlich, dass der Zweck nicht die Kontrolle um der Kontrolle willen ist, sondern dass es sich um eine Pflicht und den Schutz ihrer Rechte handelt (was es ja auch ist). Führen Sie gerne einen Dialog darüber, wie die Zeiterfassung allen einen besseren Überblick über die Arbeitszeit verschaffen und z.B. die korrekte Überstundenvergütung sicherstellen kann. Wenn die Mitarbeiter den Sinn verstehen und sich gehört fühlen, verläuft die Implementierung reibungsloser.
Durch die Nutzung der oben genannten Ressourcen und Ratschläge können Sie die Zeiterfassung relativ schnell in den Griff bekommen. Viele Unternehmen sind bereits dabei – und je früher Sie mitmachen, desto mehr verhindern Sie das Risiko der unglücklichen Konsequenzen, die wir zuvor beschrieben haben.
Abschließend ist es erwähnenswert, dass Sie diese Aufgabe nicht allein bewältigen müssen. EasyHours wurde genau dafür entwickelt, Unternehmen wie Ihrem sicher durch diese Umstellung zu helfen. EasyHours.de bietet eine benutzerfreundliche Zeiterfassungs-App, die die gesamte Arbeitszeiterfassungspflicht automatisch erfüllt. Mit EasyHours können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit einfach per Computer oder Smartphone erfassen, und Sie als Arbeitgeber erhalten einen vollständigen Überblick. Das System sendet sogar Warnungen, wenn jemand dabei ist, die Ruhezeiten oder die 48-Stunden-Regel zu überschreiten, sodass Sie rechtzeitig eingreifen und die Pflicht einhalten können – ganz ohne Stress und ohne manuelle Kontrolle.
Indem Sie sich für eine Lösung wie EasyHours entscheiden, beseitigen Sie das Risiko von Bußgeldern und rechtlichen Problemen. Sie sparen auch Zeit in der Verwaltung: keine manuellen Eingaben in Excel oder vergessene Zettel mehr. Alles wird automatisch erfasst und sicher in der Cloud für die erforderlichen 5 Jahre gespeichert, bereit zur Dokumentation, falls dies jemals notwendig werden sollte. Gleichzeitig erhalten Sie wertvolle Daten, die Sie zur Optimierung des Betriebs nutzen können, um sicherzustellen, dass die Zeit der Mitarbeiter richtig genutzt wird. Das gibt sowohl der Geschäftsführung als auch den Mitarbeitern ein gutes Gefühl.
Call-to-Action: Sind Sie bereit, die Arbeitszeiterfassung einfach und sorgenfrei zu gestalten? Dann lassen Sie EasyHours Ihnen den Weg erleichtern. Besuchen Sie EasyHours.de, um mehr zu erfahren und eine kostenlose Testphase zu erhalten. Sie sind auch herzlich eingeladen, uns für ein unverbindliches Gespräch zu kontaktieren – wir stehen bereit, Sie zu beraten und sicherzustellen, dass Sie die neue Arbeitszeiterfassungspflicht sicher umsetzen. Mit EasyHours als Partner können Sie sich beruhigt auf das konzentrieren, was Sie am besten können, in dem Wissen, dass die Arbeitszeit korrekt erfasst wird und Sie die Pflicht bis ins Detail einhalten. Machen Sie es sich einfach – und starten Sie noch heute mit EasyHours!