Selbsterfassung der Arbeitszeit
Mitarbeiter erfassen Beginn, Ende, Pausen und Abwesenheiten auf dem Gerät, das sie im Alltag nutzen. Kein zusätzliches HR-Portal für einfache Buchungen.
Zeiterfassung Mitarbeiter
Mitarbeiter Zeiterfassung, die Team, Vorgesetzte und Lohnvorbereitung verbindet
EasyHours ist Zeiterfassung für Mitarbeiter in kleinen Unternehmen und KMU. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit selbst per App, Web oder gemeinsamem Tablet, Vorgesetzte prüfen in wenigen Klicks, und freigegebene Stunden stehen als sauberer Export für Lohnvorbereitung, Verwaltung und Nachweise bereit.
- Selbsterfassung per iOS, Android, Web und Kiosk-Modus
- Freigaben durch Vorgesetzte mit nachvollziehbarem Verlauf
- Für Stundenlohn, Gehalt, mobile Teams und gemischte Rollen
- 30 Tage kostenlos testen - jederzeit kündbar
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EasyHours
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14 Musterstrasse, Berlin
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Einträge
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Was ist Mitarbeiter Zeiterfassung?
Der Ablauf, der erfasste Arbeitszeit mit geprüften Daten verbindet
Mitarbeiter Zeiterfassung ist der wiederkehrende Ablauf jeder Abrechnungsperiode: Jeder Mitarbeiter erfasst die eigenen Arbeitszeiten, Vorgesetzte prüfen und geben sie frei, und der geprüfte Datensatz wird zur Grundlage für Lohnvorbereitung, Abwesenheiten, Überstunden und interne Nachweise.
Gut umgesetzt läuft dieser Ablauf unauffällig im Hintergrund. Schlecht umgesetzt frisst er jeden Freitag Zeit: fehlende Einträge nachfragen, Excel-Listen neu formatieren und klären, was jemand vor drei Wochen gearbeitet haben soll.
- Mitarbeiter erfassen Beginn, Ende, Pausen und Abwesenheiten auf dem passenden Gerät
- Vorgesetzte sehen Ausnahmen und offene Freigaben in einer Prüfansicht statt in Tabellen
- Freigegebene Stunden lassen sich ohne manuelles Nachformatieren exportieren
- Jede Änderung wird zeitlich nachvollziehbar dokumentiert
- Geeignet für Stundenlohn, Gehalt, Außendienst, Schichtteams und externe Kräfte
So läuft der Prozess
Drei Rollen, ein Datensatz, jede Abrechnungsperiode
Zeiterfassung für Mitarbeiter funktioniert nur dann sauber, wenn derselbe Datensatz zwischen den Personen fließt, die ihn erfassen, prüfen und für Lohnvorbereitung oder Nachweise nutzen. EasyHours hält diesen Ablauf zusammen.
Mitarbeiter erfassen ihre eigenen Zeiten
Per Smartphone, im Browser oder an einem gemeinsamen Tablet - je nachdem, was zur Rolle passt. Mitarbeiter im Stundenlohn stempeln ein und aus; Angestellte mit Gehalt erfassen bei Bedarf Abweichungen wie Überstunden, Abwesenheiten oder Projektzeiten. Jeder Eintrag ist dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet.
Vorgesetzte prüfen und geben frei
Die Web-Ansicht zeigt offene Einträge, fehlende Ausstempelungen, Korrekturen und auffällige Überstunden. Vorgesetzte können in wenigen Klicks freigeben, korrigieren oder zurückweisen. Entscheidungen bleiben mit Zeitpunkt, Person und Grund nachvollziehbar.
Freigegebene Stunden werden exportiert
Geprüfte Stunden lassen sich als CSV oder Excel nach Mitarbeiter, Zeitraum, Abteilung, Team, Projekt oder Aufgabe zusammenfassen. So entstehen belastbare Daten für Lohnvorbereitung, Buchhaltung, Arbeitszeitnachweise und interne Verwaltung.
Testen Sie EasyHours 30 Tage mit Ihrem echten Team. Ohne Verpflichtung, jederzeit kündbar.
Kostenlos testenWas jede Rolle sieht
Gebaut für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Lohnvorbereitung - getrennt
Derselbe Datensatz speist drei verschiedene Ansichten. Jede Rolle sieht, was sie für den eigenen Schritt braucht. Genau dadurch bleibt die Mitarbeiter Zeiterfassung auch bei wachsenden Teams handhabbar.
Eingestempelt
03:42:18
Gestartet 08:15 · heute
Projekt
Sanierung · Erdgeschoss
Baustelle Berlin-Mitte
Heute
3h 42m
Diese Woche
28h 10m
Alle Einträge synchronisiert
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Stunden
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Mehr
Mitarbeiter - eigene Zeiten auf dem eigenen Gerät
Die Mitarbeiteransicht bleibt bewusst schlank: einstempeln oder Stunden erfassen, heutige Summen sehen, eine vergessene Buchung korrigieren, Abwesenheit eintragen. Kein schweres HR-Portal und keine lange Schulung. Die tägliche Nutzung reduziert sich auf wenige klare Schritte.
Vorgesetzte - Prüfansicht statt Tabellenpostfach
Die Vorgesetztenansicht zeigt, was Aufmerksamkeit braucht: fehlende Ausstempelungen, auffällige Überstunden, Abwesenheiten, Korrekturen und offene Freigaben. Jeder Punkt kann schnell geprüft werden - für Teamleitungen, die zwischen Terminen entscheiden müssen.
app.easyhours.eu/approvals
Freigaben
WöchentlichZweiwöchentlich
Woche 12 · 17.–23. März8offen
3mit Auffälligkeiten
41,2hØ / Woche
MitarbeiterStundenAuffälligkeiten
Anna Weber
Vorarbeiterin
Überstunden Di.
Lukas Fischer
Elektriker
Keine Probleme
Sophie Müller
Monteurin
Mi. fehlt
Jan Schneider
Bauleiter
Keine Probleme
Mehmet Kaya
Monteur
Über 45h-Grenze
Letzte Sammelfreigabe · 5 Stundenzettel durch Führungskraft · Mo. 10:12
3 ausgewählt
app.easyhours.eu/reports/payroll
Lohnbericht
17.–23. MärzAufschlüsselung
Eigene Spalten5MitarbeiterProjektStandort
Stunden gesamt
209h 30m
Regulär
195h 00m
Überstunden
14h 30m
Bruttolohn
4.684,50 €
NameStundenÜSSatzBrutto
Anna Weber
Vorarbeiterin
Lukas Fischer
Elektriker
Sophie Müller
Monteurin
Jan Schneider
Bauleiter
Mehmet Kaya
Monteur
Gesamt209:3014:304.684,50 €
Geplant · jeden Montag 6:00 Uhr an lohn@beispielbau.de · nächster Lauf 24. März
onLohnvorbereitung - saubere Exporte ohne Nachformatieren
Freigegebene Stunden werden als CSV oder Excel nach Mitarbeiter, Abrechnungsperiode, Abteilung oder Team zusammengefasst. Abwesenheitsarten wie Krankheit, Urlaub oder unbezahlte Abwesenheit stehen neben der Arbeitszeit, damit nicht zwei getrennte Listen abgeglichen werden müssen.
Was Zeiterfassung für Mitarbeiter leisten sollte
Diese Funktionen fragen Teams an - und EasyHours liefert sie
Für Zeiterfassung Mitarbeiter, Mitarbeiter Zeiterfassung, Zeiterfassung für kleine Unternehmen und Zeiterfassung KMU geht es nicht um eine große HR-Suite. Entscheidend sind schnelle Erfassung, klare Freigaben, nachvollziehbare Korrekturen und Exporte, mit denen Verwaltung und Lohnvorbereitung arbeiten können.
Freigabeprozess für Vorgesetzte
Einträge, Ausnahmen und Korrekturen landen in einer gemeinsamen Prüfansicht. Freigeben, korrigieren oder zurückweisen, ohne Dateien einzusammeln.
Nachvollziehbarer Verlauf
Änderungen bleiben mit Zeitpunkt und Urheber sichtbar - ob durch Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Admins. Keine stillen Überschreibungen alter Einträge.
Für Stundenlohn und Gehalt
Mitarbeiter im Stundenlohn stempeln ein und aus. Angestellte mit Gehalt erfassen bei Bedarf Abweichungen wie Überstunden, Urlaub, Krankheit oder Projektzeiten.
Abwesenheiten neben Arbeitszeit
Krankheit, Urlaub, unbezahlte Abwesenheit und Feiertage werden im gleichen Ablauf dokumentiert wie Arbeitszeit. Das erleichtert Prüfung und Export.
Rollenbasierter Zugriff
Mitarbeiter sehen die eigenen Zeiten, Vorgesetzte ihr Team, Admins das Unternehmen. Lohnvorbereitung erhält den Export, nicht automatisch Rohzugriff auf alles.
App, Web und gemeinsamer Kiosk
Büro-Teams nutzen den Browser, mobile Teams die App, Schichtteams oder Gastronomie ein gemeinsames Tablet. Alle Buchungen landen im gleichen Datensatz.
Optionale Projekt- und Aufgabenzeiten
Projekt, Kunde, Auftrag oder Aufgabe können ergänzt werden, wenn Zeiten abrechnungs- oder auswertungsrelevant sind. Wenn nicht, bleibt die Erfassung schlank.
CSV- und Excel-Exporte
Exportieren Sie geprüfte Stunden nach Mitarbeiter, Zeitraum, Abteilung, Team, Projekt oder Aufgabe - in Formaten, mit denen Lohnbüro, Buchhaltung und Verwaltung weiterarbeiten können.
Probleme, die Mitarbeiter Zeiterfassung löst
Was ohne klaren Ablauf schiefgeht - und wie EasyHours hilft
Viele kleine Unternehmen und KMU starten mit Excel, Papierlisten oder einer HR-Suite, die für den eigentlichen Zeiterfassungsprozess zu schwer ist. Mit EasyHours wird daraus ein klarer Alltag.
Mitarbeiter vergessen Buchungen oder tragen Zeiten aus dem Gedächtnis nach
Wenn Zeiten erst am Ende der Woche in eine Tabelle geschrieben werden, fehlen Details. Pausen, Überstunden und Startzeiten werden unsicher und Rückfragen in der Lohnvorbereitung wahrscheinlicher.
So löst EasyHours das
- Selbsterfassung auf dem Gerät, das Mitarbeiter ohnehin nutzen
- Erinnerungen zum Start und Ende geplanter Arbeit
- Automatisches Ausstempeln, damit vergessene Timer nicht endlos weiterlaufen
Vorgesetzte sammeln am Freitag Stundenzettel ein
Tabellen per E-Mail, unvollständige Einträge und mündliche Korrekturen kosten in jeder Periode Zeit und schwächen das Vertrauen in die Zahlen.
So löst EasyHours das
- Eine Prüfansicht zeigt, was fehlt oder auffällig ist
- Freigeben, korrigieren oder zurückweisen in wenigen Klicks
- Nachvollziehbarer Verlauf statt Diskussionen, wer etwas geändert hat
Angestellte mit Gehalt werden nicht sauber dokumentiert
Viele Unternehmen erfassen Stundenlohn-Teams genau, lassen Gehaltsmitarbeiter aber bei Abwesenheiten oder Überstunden aus dem Prozess fallen. Bei Rückfragen fehlt dann ein belastbarer Verlauf.
So löst EasyHours das
- Gehaltsmitarbeiter erfassen nur relevante Abweichungen - Urlaub, Krankheit, Überstunden oder Projekte
- Gleicher Datensatz, schlankerer Ablauf
- Nachvollziehbare Dokumentation für HR, Verwaltung und Lohnvorbereitung ohne Mikromanagement
Lohnvorbereitung gleicht mehrere Listen ab
Arbeitszeit steht in einer Datei, Abwesenheiten in einer zweiten und Überstunden in einer dritten. So wird aus der Abrechnungsperiode ein manueller Abgleich.
So löst EasyHours das
- Freigegebene Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden in einem Export
- Zusammenfassungen nach Mitarbeiter, Zeitraum, Abteilung oder Team
- CSV oder Excel ohne manuelles Nachformatieren
Die HR-Suite ist größer als der eigentliche Bedarf
Große HR-Plattformen bringen Module mit, die kleine Unternehmen und KMU nicht brauchen, und machen einfache Zeiterfassung oft schwerer als nötig.
So löst EasyHours das
- Fokus auf Zeiterfassung, Prüfung, Freigaben und Exporte
- Keine Pflicht zu Onboarding-, Benefits- oder Zielvereinbarungsmodulen
- Transparente Kosten pro Nutzer und Monat
Wer nutzt EasyHours?
Gebaut für gemischte Teams in kleinen Unternehmen und KMU
- Mitarbeiter im Stundenlohn, die einstempeln, Pausen erfassen und einen genauen Stundennachweis brauchen
- Angestellte mit Gehalt, die Überstunden, Abwesenheiten oder Projektzeiten als Abweichungen dokumentieren
- Handwerk, Bau, Service und Außendienst mit mehreren Einsatzorten
- Büro-, Agentur- und Beratungsteams, die Zeiten Projekten oder Kunden zuordnen
- Einzelhandel, Gastronomie und Front-of-House-Teams, die an einem gemeinsamen Tablet stempeln
- Unternehmen mit mehreren Rollen, die Stundenlohn und Gehalt in einem Ablauf abbilden wollen
Mitarbeiter Zeiterfassung im Vergleich
Wie sie sich von Anwesenheit und Projektzeiterfassung unterscheidet
Drei Abläufe werden oft zusammengeworfen. Sie überschneiden sich, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Wählen Sie den Ansatz, der zum Problem Ihres Teams passt.
| Worauf es ankommt | Anwesenheit / Projektzeiterfassung | Mitarbeiter Zeiterfassung |
|---|---|---|
| Zentrale Frage | War der Mitarbeiter da? / Woran wurde gearbeitet? | Welche Stunden sollen für diesen Mitarbeiter berücksichtigt werden, und ist der Datensatz nachvollziehbar? |
| Wer erfasst | Oft Vorgesetzte, Einsatzleitung oder Projektleitung | Der Mitarbeiter selbst, mit Prüfung durch Vorgesetzte |
| Ergebnis | Anwesenheitsliste oder Projektstunden nach Kategorie | Geprüfte Stunden pro Mitarbeiter und Zeitraum, inklusive Abwesenheiten und Überstunden |
| Gehaltsmitarbeiter | Werden oft ausgelassen | Erfassen relevante Abweichungen wie Abwesenheit, Überstunden oder Projekte |
| Änderungsverlauf | Häufig informell oder nicht vorhanden | Jede Änderung bleibt zeitlich nachvollziehbar |
| Übergabe an Lohnvorbereitung | Manueller Abgleich mit separaten Tabellen | Freigegebene Stunden direkt als CSV oder Excel exportieren |
| Wann dieser Ansatz passt | Schichtteams mit reiner Anwesenheitsfrage oder abrechenbare Projektarbeit | Gemischte Teams, die einen nachvollziehbaren Datensatz für Stundenlohn, Gehalt, Abwesenheiten und Überstunden brauchen |
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Für Einzelpersonen, die eigene Zeiten erfassen
Alles enthalten:
- 1 Nutzer
- Ein- und Ausstempeln mit einem Tipp
- GPS-Bestätigung
- Pausenerfassung
- Persönliche Zeithistorie
- Persönliche Erinnerungen
- Mobile App und Desktop
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8,50 €
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Alles aus Kostenlos, plus:
- Unbegrenzt Mitarbeitende hinzufügen
- Live-Anwesenheit, Hinweise und Analysen
- Dienstpläne, Abwesenheiten und Schichttausch
- Stundenzettel, Freigaben und Änderungshistorie
- Lohnberichte und PDF-, Excel- und CSV-Exporte
- Kiosk, Einsatzorte, Projekte, GPS und Standortzonen
- Pausen, Überstunden, Zeitausgleich und Auto-Ausstempeln
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- Priorisierter Support
- Individuelle Integrationen
- Begleitete Einführung
- Individueller Vertrag und SLA
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Einfache Rechnung
EasyHours rechnet sich schon in der ersten Woche
Nicht erfasste Stunden werden nicht abgerechnet oder müssen mühsam rekonstruiert werden. EasyHours hilft, Arbeitszeit direkt dort zu erfassen, wo sie entsteht.
Was 15 Minuten pro Tag wirklich kosten.
Kleine Lücken summieren sich schnell.
Die Rechnung
10 Mitarbeitende
x 15 Min. nicht erfasste Zeit pro Person und Tag
x 20 Arbeitstage pro Monat
= 50 verlorene Stunden pro Monat
x 60 EUR durchschnittlicher Verrechnungssatz
Das ergibt
3.000 EUR
möglich verlorenen Umsatz pro Monat
EasyHours startet ab 5,20 EUR pro Nutzer und Monat. Eine einzige zurückgewonnene Stunde pro Mitarbeiter kann ein ganzes Jahr EasyHours finanzieren.
Abrechnungsgenauigkeit
10-25 %
abrechenbarer Stunden erreichen nie eine Rechnung
Rechnungen, die zur Arbeit passen
Manuelle Einträge fallen oft zu niedrig aus. Kleine Aufgaben, Wege zwischen Einsatzorten und spontane Arbeiten gehen verloren. Digitale Zeiterfassung macht diese Zeit sichtbar.
Stundenzettel-Admin
2-3 Std.
Papierarbeit pro Woche
Weniger Nacharbeit, mehr produktive Zeit
Manager verlieren jede Woche Zeit mit Nachfragen, Korrekturen und Excel-Listen. Mit EasyHours dauern Freigabe und Export nur wenige Minuten.
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Zeiterfassung Pflicht
EuGH, BAG und praktische Fragen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland einordnen.
Preise
Kosten pro Nutzer, enthaltene Funktionen und kostenloser Test.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Mitarbeiter Zeiterfassung
Kurze Antworten auf Fragen, die kleine Unternehmen und KMU vor der Einführung einer Zeiterfassung für Mitarbeiter stellen.
Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeiter Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung?+
Anwesenheitserfassung beantwortet vor allem, ob jemand vor Ort oder im Dienst war. Mitarbeiter Zeiterfassung beantwortet zusätzlich, welche Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Überstunden geprüft wurden und für Lohnvorbereitung oder Nachweise verwendet werden können. EasyHours kann beides abbilden: Schichtteams nutzen es als Stempeluhr, gemischte Teams als vollständigen Zeiterfassungsprozess.
Funktioniert EasyHours für Mitarbeiter im Stundenlohn und mit Gehalt?+
Ja. Mitarbeiter im Stundenlohn stempeln ein und aus und erfassen Pausen im Alltag. Angestellte mit Gehalt können relevante Abweichungen wie Überstunden, Urlaub, Krankheit oder Projektzeiten dokumentieren. Der Datensatz bleibt gleich, die tägliche Erfassung kann je Rolle schlanker sein.
Erfassen Mitarbeiter ihre Stunden selbst oder macht das der Vorgesetzte?+
In EasyHours erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst. Vorgesetzte prüfen, korrigieren oder geben frei. Gerade für KMU skaliert der Prozess so besser als ein Modell, in dem Teamleitungen am Periodenende alle Stundenzettel nachtragen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter einen Fehler macht?+
Der Mitarbeiter kann eine Korrektur einreichen. Vorgesetzte sehen die Korrektur in der Prüfansicht zusammen mit dem bisherigen Eintrag und können sie freigeben oder ablehnen. Änderungen bleiben nachvollziehbar, statt alte Werte still zu überschreiben.
Kann EasyHours Daten für die Lohnabrechnung liefern?+
EasyHours ersetzt keine Lohnsoftware. Es exportiert geprüfte Stunden, Abwesenheiten und Überstunden als CSV oder Excel nach Mitarbeiter, Zeitraum, Abteilung oder Team. Diese Daten können in der Lohnvorbereitung, Buchhaltung oder Verwaltung weiterverwendet werden.
Ist EasyHours eine HR-Suite?+
Nein. EasyHours konzentriert sich auf Zeiterfassung, Korrekturen, Freigaben, nachvollziehbaren Verlauf und Exporte. Es gibt keine Pflicht zu Onboarding-, Benefits- oder Zielvereinbarungsmodulen, wenn Sie nur Mitarbeiter Zeiterfassung brauchen.
Wie werden Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten erfasst?+
Abwesenheiten können im gleichen Ablauf wie Arbeitszeiten dokumentiert und geprüft werden. So stehen gearbeitete Stunden und Abwesenheitsarten im Export nebeneinander, statt getrennt abgeglichen zu werden.
Können Mitarbeiter die Zeiten anderer Mitarbeiter sehen?+
Standardmäßig sehen Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten. Vorgesetzte sehen ihr Team, Admins das Unternehmen. Gemeinsame Kiosk- oder Live-Ansichten können für den Betrieb zeigen, wer gerade eingestempelt ist; detaillierte Zeiträume und personenbezogene Daten bleiben rollenbasiert eingeschränkt.
Gibt es einen kostenlosen Test?+
Ja. Sie können EasyHours 30 Tage mit dem vollständigen Produkt testen und eine echte Abrechnungsperiode inklusive Freigaben und Export durchspielen. Danach entscheiden Sie, ob der Ablauf zu Ihrem Unternehmen passt.
EasyHours testen
Testen Sie eine echte Abrechnungsperiode, bevor Sie sich festlegen
Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Laden Sie Ihr Team ein - Stundenlohn, Gehalt oder gemischt - und prüfen Sie Erfassung, Freigaben und Export mit echten Arbeitszeiten.
30 Tage kostenlos · jederzeit kündbar · aktuelle Preise ansehen